Home Page

Self-monitoring plan: Tunneavain Oy

Y-tunnus: 3621196-9

TUNNEAVAIN OY:N

OMAVALVONTASUUNNITELMA

 

Tämä omavalvontasuunnitelma on laadittu Valviran määräyksen 1/2024 mukaisesti. Sen tarkoituksena on varmistaa Tunneavain Oy:n psykoterapiapalvelujen laatu, turvallisuus ja asianmukaisuus sekä toimia käytännön työkaluna palvelujen seurannassa ja kehittämisessä. Suunnitelmaa pidetään jatkuvasti ajan tasalla ja päivitetään viiveettä, kun toiminnassa, palvelujen toteuttamisessa tai asiakas- ja potilasturvallisuuteen vaikuttavissa käytännöissä tapahtuu muutoksia.

 

 

 

1. PALVELUNTUOTTAJAN JA PALVELUYKSIKÖN TIEDOT

1.1 Palveluntuottajan tiedot

Nimi: Tunneavain Oy

Y-tunnus: 3621196-9

Yhteyshenkilö: Maija Teppo

Postiosoite: Viinikankatu 1 B 16, 33100 Tampere

 

 

1.2 Palveluyksikön tiedot

Nimi: Tunneavain Oy

Käyntiosoite: Hämeenkatu 25 B, 5. kerros, 33200 Tampere

Vastuuhenkilö: Maija Teppo

1.3 Toiminta

Palveluyksikkö tarjoaa kognitiivista käyttäytymisterapiaa nuorille, aikuisille ja ikäihmisille sekä tarpeen ja soveltuvuuden mukaan pareille ja perheille. Palveluihin sisältyvät yksittäiset konsultaatiot sekä lyhyt- ja pitkäkestoinen psykoterapia, mukaan lukien Kelan kuntoutuspsykoterapia. Työskentelyssä korostuvat turvallinen ja arvostava kohtaaminen, luottamuksellinen yhteistyösuhde sekä asiakkaan omat tavoitteet ja voimavarat. Menetelminä hyödynnetään kognitiivisen käyttäytymisterapian lisäksi erityisesti hyväksymis- ja omistautumisterapian näkökulmia, tietoisuustaitoja, arvojen kirkastamista, tunteiden turvallista kohtaamista, tarvittaessa asteittaista altistusta ja arkeen sovellettavia välitehtäviä.

Palvelut toteutetaan lähi- ja etävastaanottoina asiakkaan tarpeiden, soveltuvuuden ja tilanteen mukaan. Lähivastaanotto sijaitsee Tampereen keskustassa. Etävastaanotot toteutetaan Brightlife Flow -järjestelmän tietoturvallisella videoyhteydellä. Palvelua tarjotaan suomeksi.

2. OMAVALVONNAN TOIMEENPANO

2.1 Omavalvonnan vastuuhenkilöt

Omavalvontasuunnitelman laatimisesta, seurannasta ja päivityksistä vastaa Maija Teppo. Vastuuhenkilönä hän huolehtii suunnitelman ajantasaisuudesta, käytäntöön viemisestä ja sisällön kehittämisestä toiminnan muutosten sekä havaittujen riskien perusteella.

2.2 Omavalvontasuunnitelman seuranta ja julkisuus

Omavalvontasuunnitelman sisältö tarkistetaan vähintään vuosittain ja aina toiminnan muuttuessa. Ajantasainen versio pidetään asiakkaiden saatavilla sähköisesti ja vastaanotolla pyydettäessä. Päivitykset julkaistaan viiveettä, ja toteutumista seurataan osana jatkuvaa laadun- ja riskienhallintaa.


 

 

3. PALVELUN SISÄLLÖN OMAVALVONTA

3.1 Palvelun laadun varmistaminen

Psykoterapiapalvelujen laatua ja vaikuttavuutta seurataan suunnitelmallisesti. Hoidon etenemistä arvioidaan yhdessä asiakkaan kanssa suhteessa sovittuihin tavoitteisiin, toimintakykyyn ja asiakkaan kokemaan hyötyyn. Tarvittaessa hyödynnetään tarkoitukseen soveltuvia validoituja mittareita, kuten CORE-OM-, PHQ-9- tai GAD-7-mittaria.

Jokaisen terapiaprosessin alussa määritellään asiakkaan kanssa yksilölliset tavoitteet. Niiden toteutumista tarkastellaan säännöllisesti, jotta työskentelyä voidaan suunnata ja menetelmiä mukauttaa asiakkaan tilanteeseen. Olennaiset arviot ja hoidon eteneminen dokumentoidaan potilasasiakirjoihin.

Palvelun laatua kehitetään asiakkaiden palautteen avulla. Palautetta pyydetään suullisesti terapiakäyntien ja hoidon arviointien yhteydessä sekä tarvittaessa kirjallisesti. Palautteessa tarkastellaan työskentelymenetelmien soveltuvuutta, vuorovaikutuksen toimivuutta, turvallisuuden kokemusta ja terapian koettua hyödyllisyyttä. Saatua palautetta hyödynnetään toiminnan kehittämisessä.

Ammatillista osaamista ylläpidetään säännöllisellä työnohjauksella, täydennyskoulutuksilla ja alan tutkimuksen seuraamisella. Koulutuksista pidetään kirjaa ja niiden antia arvioidaan suhteessa asiakastyöhön. Työskentelymenetelmiä päivitetään tutkimustiedon, hoitosuositusten ja asiakkaiden yksilöllisten tarpeiden mukaisesti.

3.2 Potilaan asema ja oikeudet

Hoitoon pääsy perustuu alkuarviointiin, jossa kartoitetaan asiakkaan psykoterapian tarve, tavoitteet, soveltuvuus ja motivaatio. Kelan kuntoutuspsykoterapiaan hakeutuvalla tulee olla hoitavan tahon asianmukainen lausunto ja Kelan myönteinen kuntoutuspäätös. Muissa tilanteissa terapian ajankohtaisuutta ja soveltuvuutta arvioidaan tutustumis- ja alkutapaamisilla. Jos psykoterapia tai tarjottu työskentelymuoto ei ole asiakkaalle tarkoituksenmukainen, hänet ohjataan tarvittaessa sopivampiin palveluihin.

Asiakkaan tiedonsaantioikeus toteutuu kattavalla informoinnilla heti hoitosuhteen alussa. Käyn läpi terapian käytännöt, periaatteet ja tavoitteet, sekä kerron selkeästi terapian kustannuksista ja peruutuskäytännöistä. Asiakas saa kirjallisen terapiasopimuksen, jossa nämä asiat on dokumentoitu. Asiakkaalla on oikeus tutustua omiin potilasasiakirjoihinsa ja saada niistä kopiot pyydettäessä.

Itsemääräämisoikeuden kunnioittaminen on työni keskeinen periaate. Asiakas osallistuu aktiivisesti hoitonsa suunnitteluun ja päätöksentekoon. Terapian tavoitteet ja työskentelymenetelmät valitaan yhteistyössä asiakkaan kanssa hänen arvojaan ja toiveitaan kunnioittaen. Asiakkaalla on oikeus keskeyttää terapia niin halutessaan, ja tästä oikeudesta informoidaan selkeästi.

Hoitosuunnitelma laaditaan yhteistyössä asiakkaan kanssa ensimmäisten tapaamisten aikana. 

Suunnitelmaan kirjataan:

Hoitosuunnitelmaa tarkistetaan säännöllisesti terapian edetessä ja sitä muokataan tarvittaessa asiakkaan tilanteen ja tarpeiden mukaan. Suunnitelma dokumentoidaan potilastietojärjestelmään, ja asiakas saa siitä oman kopionsa halutessaan.

3.3 Potilaiden kohtelu ja palaute

Toiminnan perustana ovat asiakkaan ihmisarvon, yksilöllisyyden ja itsemääräämisoikeuden kunnioittaminen. Jokainen asiakas kohdataan yhdenvertaisesti, lämpimästi ja arvostavasti. Turvallinen ja hyväksyvä työskentelytila, luottamus, myötätunto ja asiakkaan tahdin kunnioittaminen ovat keskeisiä periaatteita. Epäasiallista kohtelua ehkäistään noudattamalla terveydenhuollon ammattihenkilöitä koskevaa lainsäädäntöä, ammattieettisiä periaatteita ja säännöllistä työnohjausta.

Asiakaspalautetta kerätään säännöllisesti usealla tavalla:

Kaikki saatu palaute dokumentoidaan ja analysoidaan huolellisesti. Palautteen perusteella tehdyt kehittämistoimenpiteet kirjataan ylös ja niiden vaikutuksia seurataan. Mahdollisiin epäkohtiin tai tyytymättömyyteen reagoidaan välittömästi keskustelemalla asiasta asiakkaan kanssa ja etsimällä ratkaisuja tilanteen korjaamiseksi.

3.4 Muistutusten käsittely

Muistutukset ovat osa palvelun laadun kehittämistä ja asiakkaan oikeusturvaa. Muistutuksen voi tehdä vapaamuotoisesti kirjallisena ja toimittaa Tunneavain Oy:lle postitse osoitteeseen Viinikankatu 1 B 16, 33100 Tampere tai muulla asiakkaan kanssa sovitulla tietoturvallisella tavalla.

Jokainen muistutus käsitellään viipymättä, viimeistään kahden viikon kuluessa sen saapumisesta. Muistutuksen käsittelyssä noudatan seuraavia periaatteita:

Vastineessa otan kantaa muistutuksessa esitettyihin asioihin ja esitän konkreettiset toimenpiteet, joilla vastaavat tilanteet pyritään jatkossa ehkäisemään. Muistutukset ja niihin annetut vastineet dokumentoidaan ja säilytetään erillään potilasasiakirjoista. Muistutusten sisältöä hyödynnetään toiminnan kehittämisessä ja laadunhallinnassa.

Muistutuksen tekeminen ei rajoita asiakkaan oikeutta kannella asiastaan valvoville viranomaisille. Tarvittaessa ohjaan asiakkaan ottamaan yhteyttä viranomaiseen, joka voi avustaa muistutuksen tai kantelun tekemisessä.

4. RISKIENHALLINTA

4.1 Riskienhallinnan järjestelmä

Riskien arviointi toteutetaan systemaattisesti ja ennakoivasti osana jokapäiväistä toimintaa. Keskeisimmät tunnistetut riskit liittyvät tietoturvaan, asiakasturvallisuuteen, työturvallisuuteen sekä palvelun jatkuvuuteen.

Tietoturvariskejä hallitaan käyttämällä terveydenhuoltoon soveltuvia järjestelmiä ja noudattamalla huolellisia tietosuoja- ja käyttöoikeuskäytäntöjä. Brightlife Flow on Valviran sertifioima A1-luokan potilastietojärjestelmä, johon käyttäjä rekisteröityy vahvasti tunnistautuen ja kirjautuu kaksivaiheisesti. Asiakas- ja laskutustietoja käsitellään Brightlife Flow’ssa, ja potilasasiakirjamerkinnät tallentuvat Kanta-palveluihin Atostek ERA -integraation kautta. Etävastaanotoissa käytetään Brightlife Flow’n suojattua videoyhteyttä.

Asiakasturvallisuuden varmistamiseksi tehdään huolellinen alkuarviointi jokaisen asiakkaan kohdalla. Akuutissa kriisissä olevat tai välitöntä psykiatrista hoitoa tarvitsevat ohjataan tarkoituksenmukaisempien palveluiden piiriin. Kriisitilanteita varten on laadittu selkeät toimintaohjeet ja yhteystiedot päivystäviin palveluihin.

Työturvallisuutta ylläpidetään ennakoimalla uhkaavat tilanteet, huolehtimalla rauhallisesta vastaanottoympäristöstä ja pitämällä poistumisreitit käytettävinä. Oman työkyvyn, jaksamisen ja ammatillisen harkinnan tukena käytetään säännöllistä työnohjausta.

Havaitut riskit ja läheltä piti -tilanteet dokumentoidaan, analysoidaan ja käsitellään välittömästi. Riskienhallintaa kehitetään jatkuvasti saadun kokemuksen ja palautteen perusteella. Tarvittavat korjaavat toimenpiteet toteutetaan viipymättä, ja niiden vaikuttavuutta seurataan systemaattisesti.

4.2 Vaaratapahtumien ja epäkohtien dokumentointi

Kaikki havaitut vaaratapahtumat, epäkohdat ja läheltä piti -tilanteet dokumentoidaan. Dokumentoinnissa noudatetaan seuraavia periaatteita:

Erityistä huomiota kiinnitetään tietoturvapoikkeamien dokumentointiin ja käsittelyyn. Mahdollisista tietoturvaloukkauksista ilmoitetaan viipymättä asianosaisille sekä tarvittaessa valvoville viranomaisille tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Viranomaisten tarkastuksissa tai päätöksissä havaitut epäkohdat ja niiden korjaamiseksi annetut määräykset dokumentoidaan ja korjaavat toimenpiteet toteutetaan annetussa määräajassa. Korjaavien toimenpiteiden vaikuttavuutta arvioidaan säännöllisesti.

Dokumentointi toimii myös oppimisen välineenä. Kerättyä tietoa hyödynnetään toiminnan kehittämisessä ja henkilökohtaisessa ammatillisessa kehittymisessä. Vuosittain tehdään yhteenveto havaituista tapahtumista ja arvioidaan riskienhallinnan toimivuutta kokonaisuutena.

 

5. TIETOTURVA JA TIETOSUOJA

5.1 Asiakastietojen käsittely

Maija Teppo toimii Tunneavain Oy:n tietosuojan yhteyshenkilönä ja vastaa henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuudesta. Asiakastietoja käsitellään tietosuojaselosteen mukaisesti. Tietosuojaseloste pidetään asiakkaiden saatavilla sähköisesti ja vastaanotolla pyydettäessä.

Potilastietojärjestelmänä käytetään Brightlife Flow’ta. Järjestelmään kirjaudutaan kaksivaiheisella tunnistautumisella. Potilasasiakirjamerkinnät tallentuvat Kanta-palveluun Brightlife Flow’n käyttämän Atostek ERA -integraation kautta. Brightlife Flow kuuluu A1-luokkaan. Järjestelmäkohtaiset menettelyt kuvataan tarkemmin Tunneavain Oy:n tietoturvasuunnitelmassa.

5.2 Potilastietojen käsittely

Potilasasiakirjojen käsittelyssä ja säilytyksessä noudatetaan asiakastietolakia, potilasasiakirjoja koskevia säännöksiä sekä muuta ajantasaista lainsäädäntöä. Potilasasiakirjamerkinnät tallentuvat Kanta-palveluihin Brightlife Flow -järjestelmästä Atostek ERA -integraation kautta.

Järjestelmään kirjataan vain hoidon kannalta välttämättömät tiedot. Kirjaukset tehdään viiveettä ja huolellisesti, varmistaen tietojen asianmukaisuus ja virheettömyys. Potilasasiakirjamerkinnät pidetään selkeinä ja ymmärrettävinä, jotta niistä käy ilmi hoitoratkaisujen perusteet.

Tietoturvallisuuden poikkeamatilanteissa toimitaan tietoturvasuunnitelman mukaisesti.

 

5.3 Etävastaanoton tietoturva

Etävastaanotot toteutetaan Brightlife Flow -järjestelmän kautta. Etävastaanottoon käytetään järjestelmän sisäänrakennettua, suojattuun WebRTC-teknologiaan perustuvaa videoyhteyttä. Yhteys avataan vain sovittua vastaanottoa varten, eikä vastaanottoa tallenneta.

Asiakas tunnistautuu Brightlife Flow’hun rekisteröityessään vahvasti pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Tarvittaessa henkilöllisyys varmistetaan vastaanoton alussa virallisesta henkilöllisyystodistuksesta. Etävastaanoton aikana varmistan omalta osaltani rauhallisen, ulkopuolisilta suojatun ympäristön ja ohjeistan asiakasta huolehtimaan vastaavasta yksityisyydestä.

Jos videoyhteys katkeaa tai yhteyden tietoturvallisuutta ei voida varmistaa, vastaanotto keskeytetään ja asiakkaaseen otetaan yhteyttä ennalta sovitulla tavalla jatkotoimista sopimiseksi. Tilanteen mukaan sovitaan uusi etäaika tai siirrytään lähivastaanotolle. Hätätilanteessa toimitaan asiakkaan sijainnin ja tilanteen edellyttämällä tavalla ja ohjataan päivystyksellisiin palveluihin.


 

 

6. TOIMITILAT JA TURVALLISUUS

6.1 Toimitilat

Lähivastaanotto sijaitsee osoitteessa Hämeenkatu 25 B, 5. kerros, 33200 Tampere. Vastaanottoympäristö järjestetään psykoterapiatyöhön soveltuvaksi siten, että keskustelun luottamuksellisuus, riittävä äänisuoja, rauhallisuus ja asiakkaan yksityisyys toteutuvat.

Asiakkaalle annetaan ennen ensimmäistä lähikäyntiä selkeät saapumis- ja kulkuohjeet. Mahdolliset esteettömyyteen tai erityisjärjestelyihin liittyvät tarpeet selvitetään etukäteen ja vastaanoton soveltuvuudesta sovitaan asiakkaan kanssa.

Vastaanottotila pidetään siistinä, rauhallisena ja käyttötarkoitukseensa soveltuvana. Hygieniasta huolehditaan tavanomaisin terveydenhuollon vastaanottotyöhön soveltuvin käytännöin, ja tartuntatautitilanteissa noudatetaan viranomaisten ajantasaisia ohjeita.

6.2 Turvallisuus

Vastaanottotilan turvallisuudessa noudatetaan kiinteistön pelastus-, poistumis- ja turvallisuusohjeita. Tutustun tilojen poistumisreitteihin sekä alkusammutus- ja ensiapuvälineiden sijaintiin ja pidän kulkureitit esteettöminä. Vastaanottotilan kalustus järjestetään siten, että poistuminen on mahdollista myös uhkaavassa tilanteessa. Havaitut turvallisuuspuutteet ilmoitetaan viipymättä kiinteistön tai tilan vastuulliselle taholle ja korjaavat toimet varmistetaan.

Kriisi- ja hätätilanteiden varalle on laadittu selkeät toimintaohjeet, jotka sisältävät:

7. VALMIUS- JA JATKUVUUDENHALLINTA

Maija Teppo toimii palvelun vastuuhenkilönä ja vastaa jatkuvuuden hallinnasta. Äkillisestä sairastumisesta tai muusta poissaolosta ilmoitetaan asiakkaille mahdollisimman pian puhelimitse, tekstiviestillä tai Brightlife Flow’n tietoturvallista viestintää käyttäen. Suunnitelluista poissaoloista tiedotetaan hyvissä ajoin etukäteen.

Pitkäaikaisen esteen sattuessa asiakkaan hoidon jatkuvuus arvioidaan yksilöllisesti. Tarvittaessa asiakas ohjataan sopivan muun palveluntuottajan tai hoitavan tahon palveluihin. Mahdollisesta siirrosta, tietojen luovuttamisesta ja jatkohoidosta sovitaan asiakkaan kanssa ja toimitaan lainsäädännön sekä asiakkaan suostumuksen mukaisesti.

Tietojärjestelmien häiriötilanteissa noudatetaan järjestelmätoimittajien ja Kanta-palvelujen ohjeita. Välttämättömät tiedot kirjataan viiveettä järjestelmän palauduttua, eikä potilastietoja siirretä suojaamattomiin viestintäkanaviin.

LIITTEET 

Tietosuojaseloste

 

Laatimispäivämäärä: 1.9.2026

Allekirjoitus: