Omavalvontasuunnitelma: Tanja Hidén Tmi
Y-tunnus: 3155084-9
OMAVALVONTASUUNNITELMA TANJA HIDÉN OY MANNERHEIMINTIEN PALVELUPISTE
Tämä omavalvontasuunnitelma on laadittu Valviran määräyksen 1/2024 mukaisesti, joka astui voimaan 15.5.2024. Omavalvontasuunnitelman tarkoituksena on varmistaa laadukkaat ja turvalliset palvelut sekä toimia työkaluna palvelun kehittämisessä. Suunnitelma tulee laatia sähköisesti ja pitää nähtävillä. Omavalvontasuunnitelmaa tulee pitää jatkuvasti ajantasaisena ja päivittää aina, kun palveluyksikön toiminnassa tapahtuu muutoksia, jotka liittyvät tuotettaviin palveluihin, niiden laatuun tai asiakas- ja potilasturvallisuuteen. Päivitetty omavalvontasuunnitelma on julkaistava viiveettä. Tämä omavalvontasuunnitelma tarkistetaan joka kolmannen kuun 1.-5. päivä.
PALVELUNTUOTTAJAN JA PALVELUYKSIKÖN TIEDOT Nimi: Tanja Hidén Oy Y-tunnus: 3406453-9 Yhteystiedot: Osoite: Mannerheimintie 150 as 32, 00270 H:ki Puhelinnumero: 0453202270 Sähköposti: tanja@tanjahiden.fi PALVELUYKSIKKÖ Nimi: Tanja Hidén Oy Käyntiosoite: Mannerheimintie 150 as 32 00270 Helsinki Vastuuhenkilö: Tanja Hidén
TOIMINTA JA SEN VALVONTA TOIMINTA Palveluyksikkö tarjoaa psykoterapiaa aikuisille. Psykoterapia ratkaisukeskeisellä viitekehyksellä, lisäksi käytössä kognitiivisia ja psykofyysisiä menetelmiä. Psykoterapian keinoin autetaan asiakasta löytämään uusia tapoja selviytyä kokemistaan haasteista sekä kehitetään asiakkaan ymmärrystä itsestään. Näkökulman vaihtamisen taito, uudelleen määritteleminen ja uskomusten tunnistaminen (ja muuttaminen), havaintojen ja tulkintojen erottaminen toisistaan ovat keskeisiä elementtejä kohti parempaa itsetuntemusta ja kykyä selviytyä mielen tuottamien haasteiden kanssa. Työskentelen näyttöön perustuvilla menetelmillä ja sitoudun jatkuvaan ammatilliseen kehittymiseen. Toimintani perustuu luottamuksellisuuteen, yksilöllisyyden kunnioittamiseen ja korkeaan ammattietiikkaan. Psykoterapia tapahtuu tiiviissä yhteistyössä, tasavertaisessa vuorovaikutussuhteessa. Asiakkaan näkeminen oman elämänsä parhaana asiantuntijana on työskentelyn keskiössä. Palvelut toteutetaan sekä lähi- että etävastaanottoina asiakkaan tarpeiden ja tilanteen mukaan. Etävastaanotot toteutetaan tietoturvallisen videoyhteyden välityksellä.
OMAVALVONNAN VASTUUHENKILÖ Omavalvontasuunnitelman laatimisesta, seurannasta ja päivityksistä vastaa Tanja Hidén. Vastuuhenkilönä hän huolehtii suunnitelman ajantasaisuudesta ja sen sisällön kehittämisestä toiminnan muutosten mukaisesti.
OMAVALVONNAN SEURANTA JA JULKISUUS Omavalvontasuunnitelman sisältö tarkistetaan joka kolmannen kuukauden alussa ja päivitetään aina toiminnan muuttuessa. Suunnitelman ajantasainen versio on jatkuvasti nähtävillä sekä verkkosivuilla (Minduun profiili) että paperiversiona vastaanotolla. Näin varmistetaan, että asiakkaat, viranomaiset ja muut sidosryhmät voivat helposti tutustua toiminnan laadunvalvonnan periaatteisiin ja käytäntöihin.
PALVELUN SISÄLLÖN OMAVALVONTA RISKIENHALLINTA JA RISKIENHALLINTAJÄRJESTELMÄ Riskien arviointi toteutetaan systemaattisesti ja ennakoivasti osana jokapäiväistä toimintaa. Keskeisimmät tunnistetut riskit liittyvät tietoturvaan, asiakasturvallisuuteen, työturvallisuuteen sekä palvelun jatkuvuuteen. Tietoturvariskit minimoidaan käyttämällä vain tietoturvallisia järjestelmiä ja noudattamalla huolellista tietosuojakäytäntöä. Minduu Pro -potilastietojärjestelmään rekisteröidytään vahvalla tunnistautumisella ja kirjaudutaan kaksivaiheisella tunnistautumisella. Asiakas- ja laskutustiedot on tallennettu asianmukaisesti Minduu Pro- järjestelmään ja potilasasiakirjamerkinnät kirjataan suoraan Kantaan Minduu Pro:n käyttämän Atostek ERA -rajapinnan kautta. Rinnakkaisia muistiinpanoja ei ole ja asiakkaiden paperiset dokumentit tai ennen Kantaan liittymistä tehdyt kirjaukset säilytetään lukitussa paloturvallisessa kaapissa toisen lukitun kaapin sisällä osoitteessa Mannerheimintie 150 as 32 00270 Helsinki. Etävastaanottoihin käytetään Minduu Pro- etätapaamisvalmiuksilla varustettua järjestelmää, joka on terveydenhuoltoon hyväksytty. Asiakasturvallisuuden varmistamiseksi tehdään huolellinen alkuarviointi jokaisen asiakkaan kohdalla. Akuutissa kriisissä olevat tai välitöntä psykiatrista hoitoa tarvitsevat ohjataan tarkoituksenmukaisempien palveluiden piiriin. Kriisitilanteita varten on laadittu selkeät toimintaohjeet ja yhteystiedot päivystäviin palveluihin on asiakkaalle tuotu tietoon terapiasopimuksessa. Mikäli asiakkaalla on korkean riskin oireilua, kuten psykoottisuutta tai itsetuhoisuutta, laaditaan turvasuunnitelma yhdessä asiakkaan kanssa, kontaktoidaan lääkäri tai asiakkaalla jo olemassa oleva muu hoitotaho. Työturvallisuuden näkökulmasta vastaanottotila on suunniteltu turvalliseksi ja uhkaaviin tilanteisiin on varauduttu ennalta laaditulla toimintasuunnitelmalla. Oman jaksamisen ja työturvallisuuden tukena toimii säännöllinen työnohjaus. Havaitut riskit ja läheltä piti -tilanteet dokumentoidaan, analysoidaan ja käsitellään välittömästi. Riskienhallintaa kehitetään jatkuvasti saadun kokemuksen ja palautteen perusteella. Tarvittavat korjaavat toimenpiteet toteutetaan viipymättä, ja niiden vaikuttavuutta seurataan systemaattisesti. Havaittujen riskien ja läheltä piti -tilanteiden käsittelyyn haetaan tarvittaessa tukea työnohjauksesta.
VAARATILANTEIDEN JA EPÄKOHTIEN HUOMIOINTI Kaikki havaitut vaaratapahtumat, epäkohdat ja läheltä piti -tilanteet dokumentoidaan. Dokumentoinnissa noudatetaan seuraavia periaatteita:
● Kirjaus tehdään välittömästi tapahtuman tai havainnon jälkeen
● Kirjauksessa kuvataan tapahtuman kulku, siihen johtaneet tekijät ja välittömät toimenpiteet
● Tapahtumasta tehdään juurisyyanalyysi vastaavien tilanteiden ehkäisemiseksi
● Korjaavat toimenpiteet kirjataan ja niiden toteutumista seurataan systemaattisesti
Erityistä huomiota kiinnitetään tietoturvapoikkeamien dokumentointiin ja käsittelyyn. Mahdollisista tietoturvaloukkauksista ilmoitetaan viipymättä asianosaisille sekä tarvittaessa valvoville viranomaisille tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Viranomaisten tarkastuksissa tai päätöksissä havaitut epäkohdat ja niiden korjaamiseksi annetut määräykset dokumentoidaan ja korjaavat toimenpiteet toteutetaan annetussa määräajassa. Korjaavien toimenpiteiden vaikuttavuutta arvioidaan säännöllisesti. Dokumentointi toimii myös oppimisen välineenä. Kerättyä tietoa hyödynnetään toiminnan kehittämisessä ja henkilökohtaisessa ammatillisessa kehittymisessä. Vuosittain tehdään yhteenveto havaituista tapahtumista ja arvioidaan riskienhallinnan toimivuutta kokonaisuutena.
TIETOTURVA JA TIETOSUOJA ASIAKASTIETOJEN KÄSITTELY Toimin itse tietosuojavastaavana ja vastaan henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuudesta. Asiakastietoja käsitellään tietosuojaselosteen mukaisesti, joka on tämän omavalvontasuunnitelman liitteenä. Tietosuojaseloste on terapiasopimuksen liitteenä sekä vastaanotolla. Potilastietojärjestelmänä käytän Minduu Pro:ta, johon kirjaudun vahvalla kaksivaiheisella tunnistautumisella. Kaikki potilasasiakirjamerkinnät kirjataan suoraan Kanta-palveluun Minduu Pro:n käyttämän Atostek ERA -rajapinnan kautta. Tietojärjestelmäkohtaiset tarkemmat kuvaukset ovat luettavissa yrityksen Tietoturvasuunnitelmasta.
POTILASTIETOJEN KÄSITTELY Potilasasiakirjojen käsittelyssä ja säilytyksessä noudatan sosiaali- ja terveysministeriön asetusta potilasasiakirjoista sekä muuta ajantasaista lainsäädäntöä. Potilastietojen käsittely tapahtuu Kanta-palveluissa, jonne tiedot tallentuvat Minduu Pro -järjestelmästä Atostek ERA -rajapinnan kautta. Järjestelmään kirjataan vain hoidon kannalta välttämättömät tiedot. Kirjaukset tehdään viiveettä ja huolellisesti, varmistaen tietojen asianmukaisuus ja virheettömyys. Potilasasiakirjamerkinnät pidetään selkeinä ja ymmärrettävinä, jotta niistä käy ilmi hoitoratkaisujen perusteet. Tietoturvallisuuden poikkeamatilanteissa toimitaan tietoturvasuunnitelman mukaisesti.
ETÄVASTAANOTON TIETOSUOJA Etävastaanotot toteutetaan Minduu Pro -järjestelmän kautta, joka täyttää terveydenhuollon etäpalveluille asetetut tietoturvavaatimukset. Etävastaanottoon käytetään järjestelmän sisäänrakennettua videoyhteyttä. Etävastaanoton aikana varmistan, että ympäristö on rauhallinen ja yksityisyyden suoja toteutuu molemmissa päissä. Etävastaanoton häiriötilanteita varten on laadittu varajärjestelmä. Jos videoyhteys katkeaa, otan asiakkaaseen yhteyttä puhelimitse jatkotoimenpiteiden sopimiseksi. Vakavissa häiriötilanteissa siirrytään lähivastaanotolle tai sovitaan uusi vastaanottoaika.
TOIMITILAT JA TURVALLISUUS Vastaanottotilat sijaitsevat osoitteessa Mannerheimintie 150 as 32 00270 Helsinki. Tilat on remontoitu ja suunniteltu psykoterapiatyöhön soveltuviksi huomioiden erityisesti äänieristys ja yksityisyyden suoja. Vastaanottotila on sisustettu rauhalliseksi ja viihtyisäksi terapiatyöskentelyä varten. Tilat ovat esteettömät, ja rakennuksessa on hissi. Wc-tilat sijaitsevat vastaanottotilan välittömässä läheisyydessä. Vastaanottotila -Vähintään jaettuna kahteen vastaanottohuoneeseen, wc-tilaan ja eteiseen. Vastaanotto huoneiden koko on vähintään 7m2. -Ilmastointi, äänieristys, wc-tilat riittäviä -Tilat helposti siivottavissa Tila siivotaan päivittäin kevyesti (wc-tilat, kosketuspinnat pyyhitään, tuuletus). Kerran viikossa on laajempi siivous (pinnat, lattiat, wc-tila, keittiö). Vastaanotolla on helposti puhtaana pidettävät materiaalit. Vastaanottotilojen turvallisuudesta on huolehdittu asianmukaisilla järjestelyillä. Tilat on varustettu palovaroittimilla ja alkusammutusvälineillä. Työturvallisuuden varmistamiseksi vastaanottotilan kalustus on järjestetty niin, että minulla on esteetön pääsy poistumistielle.
Kriisi- ja hätätilanteiden varalle on laadittu selkeät toimintaohjeet, jotka sisältävät:
● Hätänumerot ja päivystävien palveluiden yhteystiedot
● Ensiapuohjeet
VALMIUS JA JATKUVUUDENHALLINTA Toimin itse vastuuhenkilönä ja vastaan palvelun jatkuvuuden hallinnasta. Äkillisen sairastumisen tai muun poissaolon varalta asiakkaille ilmoitetaan tilanteesta mahdollisimman pian tekstiviestillä tai soittamalla. Pidemmissä poissaoloissa, kuten suunnitelluissa lomajaksoissa, informoin asiakkaita hyvissä ajoin etukäteen, jo terapiasuhteen alussa tiedotan tavanomaisista toistuvista loma-ajoistani. Pitkäaikaisen esteen sattuessa (esim. vakava sairastuminen) asiakkaat ohjataan tarvittaessa kollegoiden vastaanotolle. Tätä varten olen luonut verkoston paikallisten psykoterapeuttien kanssa. Mahdollisesta siirrosta ja jatkohoidosta sovitaan aina asiakkaan kanssa. Tietojärjestelmien häiriötilanteissa noudatan järjestelmätoimittajien ohjeita. Laatimispäivämäärä: 24.3.2026