Omavalvontasuunnitelma: Psykoterapia- ja hyvinvointipalvelut Sydämellä OY
Y-tunnus: 3185532-7
Psykoterapia- ja hyvinvointipalvelut Sydämellä Oy:n
Terveydenhuollon omavalvontasuunnitelma vuosi 2026-2027
1. Palveluntuottajaa, palveluyksikköä ja toimintaa koskevat tiedot
1.1 Palveluntuottajan perustiedot
1.2 Palveluyksikön perustiedot
1.3 Palvelut, toiminta-ajatus ja toimintaperiaatteet
1.4 Yrityksen tuottamat sosiaalipalvelut
2. Omavalvontasuunnitelman laatiminen ja julkaiseminen sekä vastuunjako
3. Palveluyksikön omavalvonnan toteuttaminen ja menettelytavat
3.1 Palvelujen saatavuuden varmistaminen
3.2 Palvelujen jatkuvuuden varmistaminen
3.3 Palvelujen turvallisuuden ja laadun varmistaminen
3.4 Toimitilat ja välineet
3.5 Asiakas- ja potilastietojen käsittely ja tietosuoja
3.6 Asiakas- ja potilastyöhön osallistuvan henkilöstön riittävyyden ja osaamisen varmistaminen
3.7 Palveluyksikön henkilöstön määrä, rakenne ja sijaisten käytön periaatteet
3.8 Yhdenvertaisuuden, osallisuuden ja asiakkaan aseman ja oikeuksien varmistaminen
4. Havaittujen puutteiden ja epäkohtien käsittely sekä toiminnan kehittäminen
4.1 Vakavien vaaratapahtumien tutkinta
4.2 Palautetiedon huomioiminen kehittämisessä
4.3 Kehittämistoimenpiteiden määrittely ja toimeenpano
5. Omavalvonnan seuranta ja raportointi
5.1 Kehittämistoimenpiteiden etenemisen seuranta ja raportointi
Hyvinvointialueen että yksityisen palveluntuottajan on varmistettava omavalvonnalla tehtäviensä lainmukainen hoitaminen ja tekemiensä sopimusten noudattaminen. Hyvinvointialueen ja yksityisen palveluntuottajan on laadittava vastuulleen kuuluvista tehtävistä ja palveluista omavalvontaohjelma. Omavalvontaohjelmassa on kuvattava, miten varmistetaan palvelujen saatavuus, jatkuvuus, turvallisuus ja laatu sekä asiakkaiden yhdenvertaisuus. Omavalvontaohjelmassa on myös todettava, miten ohjelman toteutumista seurataan ja havaitut puutteellisuudet korjataan.
Omavalvontaohjelman osana ovat laissa säädetyt omavalvontasuunnitelmat ja lääkehoitosuunnitelmat. Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto Valvira antoi 8.5.2024 määräyksen (1/2024) sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottajan palveluyksikkökohtaisten omavalvontasuunnitelmien sisällöstä, laatimisesta ja seurannasta. Määräys koskee sekä julkisesti että yksityisesti tuotettuja sosiaali- ja terveydenhuollon palveluja. Määräys tuli voimaan 15.5.2024 ja on voimassa toistaiseksi. Sydämellä Oy:n omavalvontasuunnitelmat ovat määräyksen mukaisia ja ne päivitetään aina toiminnan ja säännösten muuttuessa. Toimiva omavalvonta on tärkeä väline palvelujen laadun varmistamiseksi ja kehittämiseksi. Omavalvonta on osa organisaation päivittäistä toimintaa ja jokaisen työntekijän työtä.
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon valvonnasta astui voimaan 1.1.2024. Sen mukaan palveluntuottajan on valvottava oman ja alihankkijansa toiminnan laatua ja asianmukaisuutta sekä asiakas- ja potilasturvallisuutta. Kaikkien sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunjärjestäjien sekä niiden sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottajien, jotka antavat palveluja useammassa kuin yhdessä palveluyksikössä, pitää laatia toiminnastaan omavalvontaohjelma.
Palveluntuottajan on laadittava jokaiselle palveluyksikölleen omavalvontasuunnitelma, joka kattaa kaikki palvelut, jotka tuotetaan palveluyksikössä tai sen lukuun. Omavalvontasuunnitelman avulla varmistetaan toiminnan laatua, asianmukaisuutta ja turvallisuutta sekä seurataan asiakas- ja potilastyöhön osallistuvan henkilöstön riittävyyttä.
Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto Valvira julkaisi 14.5.2024 määräyksen omavalvontasuunnitelman laatimisesta ja seurannasta. Ohessa lakeja, joihin toiminta liittyy:
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon valvonnasta 741/2023
Sosiaali- ja terveydenhuollon valvontalain soveltaminen: Sote-valvontalain+soveltamisohje.pdf (stm.fi)
Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto (Valvira): Määräys sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottajan palveluyksikkökohtaisen omavalvontasuunnitelman sisällöstä, laatimisesta ja seurannasta
Sosiaali- ja terveysministeriön asiakas- ja potilasturvallisuusstrategia ja toimeenpanosuunnitelma 2022–2026
Perustuslaki
Sosiaalihuoltolaki
Laki potilaan asemasta ja oikeuksista
Hallintolaki
Laki terveydenhuollon ammattihenkilöstöstä ja asetus terveydenhuollon ammattihenkilöistä
Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista
Laki terveydenhuollon laitteista ja tarvikkeista
Laki ja asetus sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksuista
Laki yksityisistä sosiaalipalveluista
Laki sosiaalihuollon ammattihenkilöistä ja asetus sosiaalihuollon ammattihenkilöistä
1. Palveluntuottajaa, palveluyksikköä ja toimintaa koskevat tiedot
1.1 Palveluntuottajan perustiedot
Palveluntuottajan nimi: Psykoterapia- ja hyvinvointipalvelut Sydämellä Oy
Y-tunnus: 3185532–7
Yhteystiedot www.perhepsykoterapia.fi
Palveluyksiköt: Ykskoivuntie 32, 23500 Uusikaupunki ja Läntinen pitkäkatu 33, 21200 Turku
Palveluyksikön nimi: Psykoterapia- ja hyvinvointipalvelut Sydämellä Oy
Palveluyksikön valvontalain 10 §:n 4 momentin mukaisen vastuuhenkilön, palvelualojen ja palveluyksikön vastuuhenkilöiden nimet ja yhteystiedot
Yrittäjä, psykoterapeutti Elena Hering, puh. 0452082899 www.perhepsykoterapia.fi
1.2 Palveluyksikön perustiedot
Palveluyksikön nimi: Psykoterapia- ja hyvinvointipalvelut Sydämellä Oy
Yhteystiedot: Lounatuulet yhteisötalo, Läntinen pitkäkatu 33, 20100 Turku
Palveluyksikön valvontalain 10 §:n 4 momentin mukaisen vastuuhenkilön tai palvelualojen vastuuhenkilöiden nimet ja yhteystiedot
Yrittäjä, psykoterapeutti Elena Hering Puh. 0452082899 www.perhepsykoterapia.fi
1.3 Palvelut, toiminta-ajatus ja toimintaperiaatteet molemmissa palveluyksiköissä
Yrityksen toiminta ideologia perustuu psykoterapian tutkimukselliseen tietoon ja viitekehyksiin pari, perhe-, parisuhdepsykoterapiaan ja kognitiivisen käyttäytymispsykoterapian tutkimusalalta. Psykoterapeuttinen työ on mielenterveyttä tukevaa, korjaavaa ja hyvinvointia kokonaisvaltaisesti edistävää palveluja läsnä- ja etänä, toimipisteissä tai jalkautuen asiakkaiden luokse, kotikäynneille, yhteistyötahojen tai tilaajan luokse.
Psykoterapia- ja hyvinvointipalvelut Sydämellä OY tuottaa psykoterapeuttisen ammattitaidon ja osaamisen toteutumisen myös kotiin tehtävään psykoterapeuttiseen asiakastyöhön sosiaali- ja terveydenhuollon palveluihin Varsinais- ja Vakka-Suomen alueella. Sosiaali- ja terveydenhuollon palveluissa tavataan perheitä usein heidän kodissaan, etänä, yhteistyökumppanien tai tilaajan tiloissa. Yrityksen käytössä olevia tiloja, voidaan käyttää tapaamispaikkoina tarvittaessa esim. haastattelun, yhteydenpidon tai keskustelun aikana. Yrityksen palvelut vastaavat niiden rekisteröintiä. Valtakunnallisen palveluntuottajien rekisteriin annetut tiedot ovat ajantasaisia. Palveluntuottajan on tarkistettava ja päivitettävä lainmukaisesti omat tietonsa rekisterissä sähköisen asiointitilin kautta. Yrityksellä on terveydenhuollon luvat tuottaa psykoterapian palveluja. Yksilö-, pari- ja perhepsykoterapiassa käyvät asiakkaat, yksilöt, parit ja perheet. Terveydenhuollon palveluja ostavat tahot ovat julkiselta ja yksityissektorilta: Sosiaali- ja terveydenhuollon palveluista ostavat hyvinvointialueet, Kela, vakuutusyhtiöt, toiset palveluntuottajat, asiakkaat. Yritys voi tuottaa luvat saatuja sosiaali-ja terveydenhuollon palveluja. Yrityksellä on sekä terveyden-että sosiaalihuollon luvat.
Terveydenhuollon palvelujen piirissä asiakkaat ohjautuvat yrityksen psykoterapeutin palveluihin yksityisesti tai julkisen sektorin kautta (ostopalveluna, Kela, psykiatria, hyvinvointialueet, vakuutusyhtiöt). Psykoterapeutti voi toimia yksilöiden, ryhmien ja työryhmien kliinikkona, työnohjaajana tai terapeuttina.Yrityksen toiminta ideologia perustuu psykoterapian tutkimukselliseen tietoon ja viitekehyksiin pari, perhe-, parisuhdepsykoterapiaan ja kognitiivisen käyttäytymispsykoterapian tutkimusalalta. Psykoterapeuttinen työ on mielenterveyttä tukevaa, korjaavaa ja hyvinvointia kokonaisvaltaisesti edistävää palveluja läsnä- ja etänä, toimipisteissä tai jalkautuen asiakkaiden luokse, kotikäynneille, yhteistyötahojen tai tilaajan luokse.
Sosiaalipalvelulla sosiaalihuoltolain 14 §:ssä tarkoitettuja sosiaalipalveluja sekä niiden järjestämiseen tai tuottamiseen liittyvää sosiaalialan ammatillista ohjausta ja muuta toimintaa, joilla edistetään ja ylläpidetään yksilön, perheen ja yhteisön toimintakykyä, sosiaalista hyvinvointia, turvallisuutta ja osallisuutta ja joita suorittavat sosiaalihuollon ammattihenkilöt ja muu asiakastyöhön osallistuva henkilöstö joko palveluyksikössä, liikkuvana palveluna, etä- tai digiyhteydellä taikka asiakkaan luona. Sosiaali- ja terveyspalveluja saa tuottaa vain palveluntuottaja, joka on 11 §:ssä tarkoitetussa Valviran ylläpitämässä valtakunnallisessa palveluntuottajien rekisterissä (Soteri) ja jonka palveluyksikkö on rekisterissä 21 §: n mukaisesti. Sosiaali- ja terveyspalveluntuottajan toiminnan aloittamisen tai muutoksen toteuttamisen edellytyksenä on, että palvelutoiminnan rekisteröinnistä tai sen muutoksesta on tehty 21 §:ssä tarkoitettu päätös.
Yrityksen tuottamat terveydenhuollon palvelut:
Yksilöpsykoterapia
Paripsykoterapia
Perhepsykoterapia
Ryhmäterapia, terapeuttiset vertaisryhmät
Työnohjaus, konsultaatio, koulutus
2. Omavalvontasuunnitelman laatiminen ja julkaiseminen sekä vastuunjako
Omavalvontasuunnitelman laajuus ja sisältö määräytyvät palveluyksikössä tuotettavien palvelujen ja toiminnan laajuuden mukaan.Omavalvontasuunnitelma kattaa kaikki palveluyksikössä tuotetut palvelut. Niihin kuuluvat palveluntuottajan omana toimintana tuottama palvelut, palveluntuottajan ostopalveluna ja alihankintana hankkimat palvelut sekä palvelusetelillä tuotetut palvelut. Omavalvontasuunnitelman päivittämisessä on huomioitu palveluissa, niiden laadussa ja asiakas- ja potilasturvallisuudessa tapahtuvat muutokset. Omavalvontasuunnitelman laadinnan ja päivittämisen yhteydessä on tarkistettu myös muiden toimintaa ohjaavien suunnitelmien ajantasaisuus.
Tiloissa, joissa asuvien toiminta- tai liikuntakyky on tavanomaista heikompi, on toiminnanharjoittajan laadittava poistumisturvallisuusselvitys. Sähköisen omavalvontasuunnitelman laatimisesta, toteutumisen seurannasta, päivittämisestä ja julkaisemisesta vastaa yrittäjä. Yrittäjä vastaa lainmukaisista palvelujen laadusta ja toteuttamisesta. Yrittäjä vastaa mahdollisten alihankkijoiden ja työsuhteissa olevien työnkuvien lainmukaisista velvoitteista. Tällä hetkellä yrittäjällä ei ole alihankitana tai muita työssuhteessa työskenteleviä työntekijöitä. Yrittäjä ohjaa ja valvoo yhteistyössä palvelujen toteutukseen osallistuvien henkilöiden omavalvontaa ja hyvää työhön sitoutumista yhdessä tekemällä. Omavalvontasuunnitelma on julkisesti nähtävänä palveluyksikössä ja kotisivuilla tiedotetaan palvelujen sisällöstä ja periaatteista. Omavalvontasuunnitelma pidetään ajan tasalla ja siihen tehtävät päivitykset julkaistaan viiveettä
Omavalvontasuunnitelman aiemmat versiot säilytetään tarvittaessa nähtäväksi Ykskoivuntie 32, Uusikaupunki toimipisteessä/ tallenteena kotisivuilla. Omavalvontasuunnitelman päivitys tehty 1.1.2026 ja päivitetään 4 kuukauden välein ja tarvittaessa.
3. Palveluyksikön omavalvonnan toteuttaminen ja menettelytavat
3.1 Palvelujen saatavuuden varmistaminen
Terveydenhuollon psykoterapiapalveluihin pääsee asiakkaan, hoitavan ja maksavan tahon lähetteellä. Asiakas ja tilaaja voivat ottaa yhteyttä palveluntuottajaan soittamalla tai sähköpostilla kysyen mahdollisuutta tulla tutustumiskäynnillä. Asiakas on usein tutustunut palveluun myös kotisivujen kautta www.perhepsykoterapia.fi tai Minduun kotisivujen kautta. Tutustumiskäynnillä asiakas ja tuottaja arvioivat yhteistyösuhteen alkamisen ja hoidon tarvetta tutustuen toistensa ajattelu- ja toimintamalleihin. Terapia- ja yhteistyösopimuksen edellyttää kelan terapioissa terapiaan pääsyn kriteerien täyttymistä ja lääkärin lausuntoa sekä kelan hyväksyntää. Asiakas voi halutessaan milloin vain lopettaa tai vaihtaa psykoterapian. Kela tekee vuodeksi kerrallaan päätöksen terapiasta. Kelan kuntoutusterapia on mahdollista hakea ja saada enintään 3 vuodeksi kerrallaan. Lääkinnällinen psykoterapiassa tarvitaan samoin psykiatrin, asiakkaan sekä tuottajan päätös terapiasta. Psykoterapeutti on laillistettu, nimikesuojattu ammatti. Yksilö-, pari- ja perhepsykoterapiaa saa antaa vain erikseen niiden koulutuksen saanut ja Valviran hyväksymä henkilö.
Sosiaalihuollon palveluihin pääsevät kaikki Suomessa asuvat, sosiaalihuollon palveluja tarvitsevat asiakkaat ja perheet. Sosiaalihuollon työntekijät ja sosiaalityöntekijät suorittavat palveluntarpeen arvioinnin asiakkaan kanssa yhteistyössä ja tarpeen mukaan valitsevat tarvittavat tukitoimet ja palvelut. Sosiaalihuollon palvelujen järjestämistä ja toteuttamisesta on alan lainsäädännössä tarkat kuvaukset.
3.2 Palvelujen jatkuvuuden varmistaminen
Palvelut räätälöidään psykoterapeutin, tilaajan ja asiakkaan/potilaan kanssa yhteistyössä. Palveluissa tehdään sopimuksen ja hyvien käytäntöjen mukaisesti yhteistyötä asiakkaan hyvinvoinnin ja tarpeiden sekä yhdessä sovittujen periaatteiden mukaisesti verkostojen kanssayhteistyö ja tiedonkulku asiakkaan ja potilaan palvelukokonaisuuteen kuuluvien muiden sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunjärjestäjien ja -tuottajien kanssa varmistetaan aloitusvaiheessa asianomaisten kanssa. Palveluntuottajaa sitoo sosiaali- ja terveysalan lainsäädäntö
Palveluyksikön valmius- ja jatkuvuudenhallinnasta sekä tarvittaessa valmius- ja jatkuvuussuunnitelman laadinnasta vastaa yrityksen vastuuhenkilö.Tilaajan ja asiakkaan kanssa tehdään palvelua koskevat sopimus, tavoitteet ja määritellään toimintatavat. Palvelujentuottaja noudattaa yhdessä määriteltyjä sopimuksia ja valvoo niiden toteutumista arjessa. Palveluntuottaja varmistaa, että asiakas saa hänelle sovitun palvelun ja ottaa mielellään vastaan palautetta kehittääkseen jatkuvasti omaa toimintaansa.
3.3.Palvelujen turvallisuuden ja laadun varmistaminen
Sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen on oltava laadukkaita, asiakas- ja potilaskeskeisiä, turvallisia ja asianmukaisesti toteutettuja. (Sosiaali- ja terveysministeriön (STM) asiakas- ja potilasturvallisuusstrategia ja toimeenpanosuunnitelma 2022–2026 (STM:n julkaisuja 2022:2).
Palvelujen laadusta huolehditaan yhteistyössä asiakkaan ja tilaajan kanssa laatimalla selkeät tavoitteet, sopimalla toimintamallit ja yhteiset arviointitavat. Asiakaspalaute voi olla kirjallisesti tai suullisesti tuotettua ja analysoitua. Palveluhun asetettujen tavoitteiden arvointi ja palvelun vaikuttavuuden arviointi yhdessä osallistujien kanssa tapahtuu jatkuvasti arjessa ja prosessin eri vaiheissa. Palveluissa käytetään hyväksi havaittuja ja tieteellisesti tutkittuja menetelmiä palvelun toteuttamisessa. Lapsen näkökulman ja tarpeiden huomioiminen perhepalveluissa hyvin tärkeää. Eri persoonat, eri-ikäiset ja erilaisissa elämänvaiheissa olevat asiakkaat tarvitsevat yksilöllisiä hoidollisia menetelmiä ja kohtaamista palveluissa.
Asiakaspalautetta pyydetään suoraan asiakkailta, yhteistyökumppaneilta sekä työntekijöiltä. Molemmille tahoille jaetaan kirjalliset palautusohjeet. Palaute käydään tarvittaessa läpi tapaamisissa ja pohditaan kehitystarpeita. Yrityksen edustaja on kehittänyt oman palautekyselyn. Yhteistyötä ja tavoitteiden edistymistä arvioidaan käynneittäin ja usein työskentelyn aikana.
Psykoterapian tai sosiaalihuollon palveluja koskeva sopimus voidaan aloittaa ja päättää tilaajan, asiakkaan, palveluntuottajan tai molempien osapuolten päätöksestä. Sopimukseen perustuva työskentely perustuu yhteistyöhön ja haluun edistää tavoitteiden mukaista työskentelyä sopimuksen mukaisesti. Laadunvalvontaa suoritetaan asiakkailta, tilaajilta sekä yhteistyöryhmiltä saadun palautteen avulla. Vastuupsykoterapeutti on aktiivisesti kouluttautunut ja työskennellyt vaativissa työtehtävissä. Psykoterapeuttisen kouluttautumisen myötä asiantuntija kykenee arvioimaan tieteellisten tutkimusten ja näyttöön perustuvien menetelmien kautta omaa asiakas työtään yhteistyössä asiakkaiden, tilaajien sekä yhteistyö tiimien kanssa.
Omavalvonta perustuu riskienhallintaan, jossa palveluun liittyviä riskejä ja mahdollisia epäkohtia arvioidaan monipuolisesti asiakkaan saaman palvelun näkökulmasta. Riskit voivat aiheutua esimerkiksi fyysisestä toimintaympäristöstä, toimintatavoista, asiakkaista tai hoitotahosta. Usein riskit ovat monien virhe toimintojen summa. Riskinhallinnan edellytyksenä on, että psykoterapiassa on avoin ja turvallinen ilmapiiri, jossa sekä terapeutti että asiakkaat ja osallistujat uskaltavat tuoda esille laatuun ja asiakasturvallisuuteen liittyviä epäkohtia. Riskien hallinnasta vastaavat ensisijaisesti yrityksestä vastaava psykoterapeutti. Fyysiset riskit kartoitetaan aina tutustumiskäynnillä tai aloituspalaverissa. Työtä tehdään pääsääntöisesti toimitiloissa, etänä tai asiakkaan luona. Asiakkaita tavataan terapiamuodon ja sopimuksen edellyttämällä tavalla: Perheterapiassa on usein koko perhe tai osa perheestä, pariterapiassa suhteessa olevat ja yksilöterapiassa yksilö. Yrityksellä on oma turvallisuussuunnitelma. Psykoterapeutti Hering on säännöllisessä työnohjauksessa ja tarvittaessa saa konsultointia alan erityisosaajilta.
Psykoterapian palvelujen osalta yrityksellä on tietoturvallinen henkilötietojärjestelmä Minduupron kautta, jossa kanta yhteensopivuus. Terveydenhuollon osalta työtä tehdään yksityisten asiakkaiden, kelan, vakuutusyhtiöiden, Varhan, sairaanhoitopiirin tai muiden palvelua ostavien tahojen kanssa. Paperiset asiakirjat, joita on pakko säilyttää ovat lukitussa kaapissa palvelun tilaajan tiloissa tai toimistolla. Pääsääntöisesti yrittäjänä toimii ainoastaan Hering vastaten omasta työpanoksestaan toisille yrityksille tai Varhan palveluihin terveys- ja sosiaalihuollon palvelupyyntöjen osalta. Yrityksellä on salattu sähköposti, jota voi käyttää asiakkaat, tilaajat ja yrityksen kautta työskentelevät henkilöt.
Tietosuojan osalta riskit on minimoitu sosiaali- ja terveydenhuollon asiakkaiden kohdalla. Yrittäjä liittyy sosiaalihuollon asiakkaiden kohdalta kantaan kirjaamisvelvoitteiden tai tarpeiden mukaisesti. Yritys Psykoterapeutti huolehtii omasta terveydenhuollon sähköisestä järjestelmästä ja kanta liittymästä asetettujen säädösten mukaan. Yritys osallistuu asiakastyöhön suoraan tilaajan tarpeiden, sopimusten ja kilpailutuksen mukaan. Terveydenhuollon kirjaukset lähetetään salattuna asiakkaalle ja tilaajille sopimuksen ja tarpeiden mukaisesti. Mikäli tilaaja on rekisterinpitäjä, hän vastaa omalta osaltaan lainmukaisista ja sopimuksen mukaisista velvotteistaan. Tulevaisuudessa sosiaalihuollon osalta myös ollaan siirtymässä kantakirjauksiin lain/tilaajan tarpeiden mukaisesti. Yrityksellä on käytössä Online Solutions Oy:n salattu sähköpostijärjestelmä. Yrityksellä on sosiaalihuollon asiakirjat tietoturvallisesti säilytetty Myneva Oy:n toimittama Nappula -järjestelmässä ja terveydenhuollon Mindupro-järjestelmässä. MinduuPro-ohjelmistoa voidaan käyttää yhdessä Kansaneläkelaitoksen ylläpitämän kansallisen potilastietojenhallintaohjelmiston (Kanta) kanssa. Tällöin asiakas tekee lisäksi henkilötietojen käsittelyä koskevan tietojenkäsittelysopimuksen Kanta-yhteyttä (eRa- palvelu) tarjoavan Atostek Oy:n kanssa.Potilastietovarantoon (Kanta) liittyviä potilasmerkintöjä ei säilytetä AtCaren omilla palvelimilla, vaan ne tallennetaan suoraan Potilastietovarantoon. AtCaren palvelimille tallennetaan vain yleisiä asiakastietoja. Käyttäjän vastuulla on, että varsinaiset potilasmerkinnät tehdään ainoastaan Potilastietovarantoon. Ohjelmisto käyttää Valviran Kanta-sertifioimaa eRA -järjestelmää integraatiorajapinnan kautta. eRA on Atostek Oy:n valmistama ja ylläpitämä järjestelmä, joka on sertifioitu ja sen tietoturvallisuus on auditoitu. Järjestelmä täyttää kaikki viranomais- ja tietosuojavaatimukset ja se on käytössä useassa terveydenhuollon yksikössä.
Haittatapahtumien ja läheltä piti -tilanteiden käsittelyyn kuuluu niiden kirjaaminen, analysointi ja raportointi. Vastuu riskinhallinnassa saadun tiedon hyödyntämisestä kehitystyössä on palvelun tuottajalla. Haittatapahtumien käsittelyyn kuuluu niistä keskustelu asiakkaan, yhteistyötahojen, tilaajien ja tarvittaessa omaisen kanssa. Jos tapahtuu vakava, korvattavia seurauksia aiheuttanut haittatapahtuma, asiakasta tai omaista informoidaan korvausten hakemisesta.
Laatupoikkeamien, epäkohtien, läheltä pititilanteiden ja haittatapahtumien varalle määritellään korjaavat toimenpiteet, joilla estetään tilanteen toistuminen jatkossa. Tällaisia toimenpiteitä ovat muun muassa tilanteiden syiden selvittäminen ja tätä kautta menettelytapojen muuttaminen turvallisemmiksi. Yrittäjä käy asian läpi osallisten kanssa ja työnohjauksissa pohditaan yhdessä, kuinka asia voidaan korjata ja näin estää tilanteen uusiutuminen.
3.4.Toimitilat ja välineet
Toiminnassa käytettävät toimitilat on sairaanhoitopiirin ylilääkärien ja viranomaisen tarkastamat. Toimintaympäristö sekä välineet ja niiden turvallisuus, turvallinen käyttö ja soveltuvuus tarkoitukseensa on todennettu turvalliseksi ylilääkärien, terveyden- ja sosiaalihuollon tarkastajien sekä yrityksen edustajien taholta. Yrityksen työntekijät huolehtivat vastuuhenkilöiden tuella niiden turvallisuudesta ja mahdollisista muutosehdotuksista. Toimitilan puhtaus- ja siisteys turvataan säännöllisellä päivittäisellä siivouksella ja puhtaanapidolla. Lounatuulissa siivouspalvelut, vartiointiliikkeen ja jätehuollon palvelut kuuluvat osana vuokrasopimukseen. Ykskoivuntiellä yrittäjä huolehtii kiinteistön huoltoon liittyvät asiat. Ykskoivuntien toimitilasta on laadittu erillinen turvallisuussuunnitelma, joka on viranomaisten kanssa käyty läpi. Yrityksen edustajat eivät hoida asiakkaiden lääkkeiden hoitoa eikä näin ollen tarvitse lääkehoitosuunnitelmaa.
Toimitilan terveellisyyteen vaikuttavat sekä kemialliset ja mikrobiologiset epäpuhtaudet että fysikaaliset olosuhteet. Näihin kuuluvat muun muassa sisäilman lämpötila ja kosteus, melu (ääniolosuhteet), ilmanvaihto (ilmanlaatu), säteily ja valaistus.Toimitiloille tehdyt tarkastukset sekä myönnetyt viranomaishyväksynnät ja luvat 1.4.2021. Toimipisteiden turvallisuuteen liittyvissä suunnitelmassa on tietoa, riskirarviontia ja toimintamalleja vaaratilanteissa.
3.5 Asiakas- ja potilastietojen käsittely ja tietosuoja
Asiakastietolain 7 §:n mukainen johtaja, joka vastaa palveluyksikön asiakastietojen käsittelystä ja siihen liittyvästä ohjeistuksesta ja tietosuojasta vastaa Elena Hering. Palveluyksikön toiminnassa on otettu huomioon EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ((EU) 2016/679) ja tietosuojalain (1050/2018) vaatimukset tietosuojaperiaatteiden sekä rekisteröidyn oikeuksien toteutumisesta. Tietosuojaperiaatteista, osoitusvelvollisuudesta, rekisteröityjen informoinnista, rekisteröidyn oikeuksista, tietosuojavastaavasta sekä tietoturvaloukkauksista löytyy tietoa tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta.
Yrittäjä vastaa yrityksen tietosuojasta ja tietosuojaosaamisesta sekä tiedottaa turvallisuusasioista ja alan vaatimuksista yrityksen edustajia riittävästi. Yrityksen alihankkijat saavat käyttöönsä sovitun asiakkaan raportointiin liittyvät välineet ja opetuksen. Yritys huolehtii raporttien ja palveluun liittyvien asiakirjojen lähettämisestä ja vastaanottamisesta salatun sähköpostin ja sähköisen järjestelmän kautta. Yrityksen tehdessä töitä sosiaalihuollon palveluissa sosiaalityöntekijän kanssa, yrittäjä välittää saamansa tiedot hänelle. Kantayhteyden kautta asiakas terveystiedot välittyvät tiedot suoraan Kantaan asiakkaalle ja luvan kautta myös hoitavalle lääkärille. Hyvinvointialueet tekevät päätöksiä rekisterinpitäjänä, miten he huolehtivat omalta osaltaan kanta-kirjauksista myös palveluja ostaessaan.Yrittäjä voi tarvittaessa konsultoida tietoteknisten ja tietosuojaan liittyvistä kysymyksistä alan asiantuntijoilta. Kirjauksissa noudatetaan hyvien tapojen ja säädösten tuomia ohjeistuksia.
Terveydenhuollossa asiakas- ja potilastiedot ovat arkaluonteisia, salassa pidettäviä henkilötietoja. Hyvältä tietojen käsittelyltä edellytetään, että se on suunniteltua koko käsittelyn alusta kirjaamisesta alkaen tietojen hävittämiseen. Rekisterinpitäjän on rekisteriselosteessa määriteltävä, mitä asiakasta koskevia tietoja palveluntuottajarekisteriin tallentaa, mihin niitä käytetään ja mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan sekä tietojen suojauksen periaatteet Yritys varmistaa, että toimintayksikössä noudatetaan tietosuojaan ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvä lainsäädäntöä sekä yksikölle laadittuja asiakas- ja potilastietojen kirjaamiseen liittyviä ohjeita ja viranomaismääräyksiä, käyttämällä ainoastaan hyväksyttyjä tietojärjestelmiä. Myneva.nappula on sosiaalihuollon avopalveluiden tiedonhallintaan tarkoitettu asiakastietojärjestelmä, jota yritys käyttää sosiaalihuollon palveluissa. Myneva Finland Oy:llä on ISO 9001-laadunhallintajärjestelmän, ISO 27001 tietoturvallisuuden hallintajärjestelmän, sekä ISO 14001-ympäristöhallintajärjestelmän sertifioinnit, jotka auditoidaan säännöllisesti akkreditoidun toimijan toimesta.Järjestelmä auditoidaan tietoturvan osalta säännöllisesti akkreditoidun toimijan toimesta.
Terveydenhuollon ammattihenkilöistä annetun lain (559/1994) 16 §: n Potilasasiakirjojen laatimisesta ja säilyttämisestä säädetään tarkemmin sosiaali- ja terveysministeriön asetuksella (298/2009). Potilasasiakirjat muodostavat henkilötietolaissa (523/1999) henkilörekisterin, ja tietojen käsittelyssä on siten noudatettava myös henkilörekisteriä koskevia säännöksiä. Psykoterapiaa tarvitsevat asiakkaat ottavat yhteyttä kotisivujen kautta yhteydenottolomakkeella (elena@perhepsykoterapia.fi tai Minduun kautta) tai soittamalla. Kotisivujen yhteydenottolomakkeen ja kotisivujen sähköpostin kautta tulee yksityishenkilöiden henkilötietoja, jotta palvelua voitaisiin tarjota asianmukaisesti ja lainmukaisesti.
Asiakkaan henkilötietoja käytetään etenkin asiakkuuden hoitoon ja yhteydenpitoon. Psykoterapeutti ottaa yhteyttä asiakkaisiin asiakkaan yhteydenoton myötä ja sopii asiakkaan toiveesta tapaamisen. Tapaamisista kirjoitetaan hoidon jatkosta sopimus, jossa kirjataan välttämättömät sopimusta koskevat tiedot. Sopimuksessa tulee olla henkilötiedot, osoitetiedot, maksuun liittyvät tiedot, tavoitteet, tapaamiseen liittyvä suunnitelma. Asiakkaan tiedot toimitetaan tarpeiden lomakkeisiin, joka kirjataan maksavalle taholle esim. kela, kanta, sairaanhoitopiiri tai muu yhteistyötaho. Sähköisen tietoturvan järjestelmästä vastaa omalta osaltaan Minduproo AtCare Oyc/o Henri Valvanne info(at)minduu.fi Kutomotie 16, 00380 Helsinki. Yrityksellä on salattu sähköposti, SecMail-suojattu posti-lähetyslinkki ja verkkolevy Online Solutions Oy:n kautta: www.online.fi; Vapaudenkatu 28, 40100 Jyväskylä, Y-tunnus: 0997879–3.
3.6 Asiakas- ja potilastyöhön osallistuvan henkilöstön riittävyyden ja osaamisen varmistaminen
Riittävä ja osaava sekä palveluyksikön omavalvontaan sitoutunut yrittäjä tai siihen liittyvä henkilöstö on keskeinen tekijä palvelujen saatavuuden, laadun ja asiakas- ja potilasturvallisuuden varmistamisessa sekä palvelujen kehittämisessä. Asiakastyöhön osallistuvat yrittäjän ja asiakkaan lisäksi mahdollisesti asiakkaan hoitotaho tai lähi-ihmiset. Yrittäjällä on riittävä koulutus ja kokemus työn hoitamiseen omalta osaltaan. Yrittäjä tekee paljon työtä työn suunnittelussa ja toteuttamisessa. Yrittäjä huolehtii omasta ammatillisesta kehittämisestään osallistumalla säännöllisesti koulutuksiin ja työnohjauksiin. Asiakastyön tekeminen kehittää vastavuoroisesti sekä asiakasta että terapeuttia.
3.7 Palveluyksikön henkilöstön määrä, rakenne ja sijaisten käytön periaatteet.
Tällä hetkellä yrityksellä ei ole alihankinnoista koostuvia asiantuntijatiimiä eikä terveydenhuollon osalta sitä ole suunnitteillakaan. Mikäli yritys palkaisi muita asiantuntijoita, yrityksen vastuuhenkilö vastaisi osaavan ja riittävän alihankintana olevan henkilöstön toiminnasta. Vastuuhenkilö tarkistaisi työntekijöiden pätevyydet Julkiterhikistä, todistuksista ja tuntee henkilöt hyvin ennen työhön sitoutumista. Työhön liittyen tehtäisiin sopimus ja käytäisiin perehdytysjakso työskentelyn periaatteista ja toimintamalleista, joita arvioidaan ja seurataan yhdessä työskentelyn aikana. Yrityksessä voisi työskennellä vain ammattiin pätevöityneet ja riittävän työkokemuksen saaneet työntekijät. Lasten kanssa työskentelevien rikostausta perustuen tästä annettuun lakiin (504/2002) selvitettäisiin valvontalain mukaisesti. Yrityksen vastuuhenkilö on päävastuussa kaikessa toiminnasta ja työntekijöiden työn laadusta sekä lainmukaisuudesta.
3.8 Yhdenvertaisuuden, osallisuuden ja asiakkaan/potilaan aseman ja oikeuksien varmistaminen
Palveluyksikön asiakkaan tai potilaan itsemääräämisoikeuden vahvistamiseksi laadituista suunnitelmista ja ohjeista vastaava henkilö: Psykoterapeutti Hering P.0452082899
Alueen potilasasiavastaavan tehtävät ja yhteystiedot Asiavastaavien palvelunumerot ovat p.023132399. Heidän sähköpostiyhteytensä ovat potilasasiavastaava@varha.fi sekä sosiaaliasiavastaava@varha.fi. Tietoturvallinen sähköinen viestintä: www.suomi.fi/viestit. Postiosoite: Varha, PL 52, 20521 Turku.
Hyvinvointialue vastaa potilas- ja sosiaaliasiavastaavien toiminnan järjestämisestä järjestämänsä ja tuottamansa sosiaali- ja terveydenhuollon osalta. Yksityisten järjestämien ja tuottamien sote-palveluiden asiavastaavatoiminnasta vastaa se hyvinvointialue, jonka alueella palvelua annetaan.
Muistutusten käsittelystä vastaava henkilö, tehtävänimike ja yhteystiedot
Lounatuulet yhteisötalon tilat ovat esteettömät. Myös Uudenkaupungin toimitiloihin on esteetön kulku.
Elena Hering p.0452082899 elena@perhepsykoterapia.fi.
Asiakkaat tai potilaat päättävät heille tarjotusta palvelusta ja osallistuvat sen sisältöö yhdessä vastuuhenkilöiden kanssa. Asiakas on oman elämänsä asiantuntija ja tekee päätöksiä hänelle tarjotuista palveluista. Asiakas vaikutta palvelun valintaan, sisältöön, kehittämiseen ja päättämiseen. Palveluihin sisältyy tilaajan, tarjoavan ja asiakkaan sekä heidän omaavat arvo-, eettinen- ja toimintamallit, joiden myönteisestä yhteensovittamisesta syntyy toteutunut tuotos.
Asiakasta informoidaan, autetaan ja hänen oikeuksiaan ja asemaansa vahvistetaan oman hyvinvointinsa ja perheensä vaikuttajana koko prosessin ajan.
Yhteisissä keskusteluissa selkeytetään ja varmistetaan asiakkaan valintojen vaikuttavuus, mahdollisuudet ja seuraukset hänen hyvinvointiaan edistäen.
Asiakas tai potilas voi päättää yrityksen palvelujen vastaanottamisen välittömästi halutessaan. Palvelujen toteuttaminen on yhteistyötä asiakkaan kanssa.
4. Havaittujen puutteiden ja epäkohtien käsittely sekä toiminnan kehittäminen
4.1 Vakavien vaaratapahtumien tutkinta
Omavalvonta perustuu riskienhallintaan, jossa palveluun liittyviä riskejä ja mahdollisia epäkohtia arvioidaan monipuolisesti asiakkaan saaman palvelun näkökulmasta. Riskit voivat aiheutua esimerkiksi fyysisestä toimintaympäristöstä, toimintatavoista, asiakkaista tai henkilökunnasta. Usein riskit ovat monien virhe toimintojen summa. Riskinhallinnan edellytyksenä on, että yhteistyösuhteissa on avoin ja turvallinen ilmapiiri, jossa sekä henkilöstö että asiakkaat ja heidän omaisensa uskaltavat tuoda esille laatuun ja asiakasturvallisuuteen liittyviä epäkohtia.
Riskien hallinnasta vastaavat ensisijaisesti yrityksestä vastaava psykoterapeutti. Fyysiset riskit kartoitetaan työskentelyn suunnitteluvaiheessa. Työtä tehdään yksin. Asiakkaita/potilaita tavataan yhdessä tehdyn suunnitelman mukaisesti, jolloin tilaaja ja asiakas/potilas tietävät tapaamisajankohdat ja paikat. Yrityksellä on oma turvallisuussuunnitelma. Psykoterapeutti Hering on säännöllisessä työnohjauksessa ja tarvittaessa saa konsultointia alan erityisosaajilta.
Psykoterapian palvelujen osalta yrityksellä on tietoturvallinen henkilötietojärjestelmä Minduupron kautta, jossa kanta yhteensopivuus. Terveydenhuollon osalta työtä tehdään yksityisten asiakkaiden, kelan, vakuutusyhtiöiden, Varhan, sairaanhoitopiirin tai muiden palvelua ostavien tahojen kanssa. Paperiset asiakirjat, joita on pakko säilyttää ovat lukitussa kaapissa palvelun tilaajan tiloissa tai toimistolla. Pääsääntöisesti yrittäjänä toimii ainoastaan Hering vastaten omasta työpanoksestaan toisille yrityksille tai Varhan palveluihin terveys- ja sosiaalihuollon palvelupyyntöjen osalta. Yrityksellä on salattu sähköposti, jota voi käyttää asiakkaat, tilaajat ja yrityksen kautta työskentelevät henkilöt.
Asiakas- ja potilastiedot ovat arkaluonteisia, salassa pidettäviä henkilötietoja. Hyvältä tietojen käsittelyltä edellytetään, että se on suunniteltua koko käsittelyn alusta kirjaamisesta alkaen tietojen hävittämiseen. Rekisterinpitäjän on rekisteriselosteessa määriteltävä, mitä asiakasta koskevia tietoja palveluntuottajarekisteriin tallentaa, mihin niitä käytetään ja mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan sekä tietojen suojauksen periaatteet Yritys varmistaa, että toimintayksikössä noudatetaan tietosuojaan ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvä lainsäädäntöä sekä yksikölle laadittuja asiakas- ja potilastietojen kirjaamiseen liittyviä ohjeita ja viranomaismääräyksiä, käyttämällä ainoastaan hyväksyttyjä tietojärjestelmiä. Kanta-palveluihin liitettyjen järjestelmien ja Kanta-välityspalveluiden viranomaisten vaatimuksena on tietoturvallisuuden sertifiointi ja tähän liittyvä tietoturva-auditointi on suoritettu myneva.nappula-järjestelmän osalta Q1/2024. SecMail-suojattu posti-lähetyslinkki ja verkkolevy Online Solutions Oy:n kautta: www.online.fi; Vapaudenkatu 28, 40100 Jyväskylä, Y-tunnus: 0997879–3.
Tietosuojan osalta riskit on minimoitu sosiaali- ja terveydenhuollon asiakkaiden kohdalla. Yrittäjä liittyy sosiaalihuollon asiakkaiden kohdalta kantaan kirjaamisvelvoitteiden tai tarpeiden mukaisesti. Varhalla on omaa henkilötietojärjestelmä asiakkaiden tiedoista ja yritys noudattaa lakeja ja Varhan kanssa tehtyä sopimusta kaikilta osin. Yritys huolehtii omasta sosiaalihuollon sähköisestä järjestelmästä ja kanta liittymästä tarpeen ja asetettujen säädösten mukaan. Yritys osallistuu asiakastyöhön suoraan tilaajan tarpeiden, sopimusten ja kilpailutuksen mukaan. Yrityksellä on sosiaalihuollon asiakirjat tietoturvallisesti säilytetty Myneva Oy:n toimittama Nappula -järjestelmässä ja terveydenhuollon Mindupro-järjestelmässä. Vakavien vaaratapahtumien tutkinta: Opas sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatioille - Valto (valtioneuvosto.fi)
4.2 Palautetiedon huomioiminen kehittämisessä
Asiakaspalautetta pyydetään suoraan asiakkailta, yhteistyökumppaneilta sekä työntekijöiltä. Molemmille tahoille jaetaan kirjalliset palautusohjeet. Palaute käydään tarvittaessa läpi tapaamisissa ja pohditaan kehitystarpeita. Yrityksen edustaja on kehittänyt oman palautekyselyn. Yhteistyötä ja tavoitteiden edistymistä arvioidaan käynneittäin ja usein työskentelyn aikana. Laadunvalvontaa suoritetaan asiakkailta, tilaajilta sekä yhteistyöryhmiltä saadun palautteen avulla. Vastuupsykoterapeutti on aktiivisesti kouluttautunut ja työskennellyt vaativissa työtehtävissä. Psykoterapeuttisen kouluttautumisen myötä asiantuntija kykenee arvioimaan tieteellisten tutkimusten ja näyttöön perustuvien menetelmien kautta omaa asiakas työtään yhteistyössä asiakkaiden, tilaajien sekä yhteistyö tiimien kanssa. Palautelomake löytyy liitteenä omavalvontasuunnitelmasta
4.3 Kehittämistoimenpiteiden määrittely ja toimeenpano
Yrittäjä tekee tarvittaessa kehittämistoimenpiteistä suunnitelman, koosteen ja toimenpanoehdotuksen
5. Omavalvonnan seuranta ja raportointi
Omavalvontasuunnitelma päivitetään, kun toiminnassa tapahtuu palvelun laatuun ja asiakasturvallisuuteen liittyviä muutoksia. Yrittäjä tarkastaa tilanteen 4 kk välein ja tekee tarvittaessa päivityksiä.
5.1 Kehittämistoimenpiteiden etenemisen seuranta ja raportointi
Psykoterapia- ja hyvinvointipalvelut Sydämellä Oy toimintaa kehitetään tarpeen mukaan laaditaan kehittämissuunnitelma ja strategiasuunnitelma. Kehittämisessä huomioidaan koulutuksessa saatua tietotaitoa, tilaajan sekä asiakkaiden antama palaute. Toiminta ja kehitys pyritään pitämään suunnitellun mukaisena ja hallittuna.
